Модулі

Ліцензія охоплює три речі одразу: вид (підписка чи безстрокова), кількість робочих місць і модулі. Модулі добирають до того, що фірма справді робить, — а докупити наступний означає оновити програму, а не впроваджувати її заново.

Продаж

Каса для клієнта з вулиці і фактури для фірм — в одному місці.

Склад продає двома шляхами одразу: готівкою біля прилавка і з відстрочкою фірмі, яка забере товар у четвер. Модуль обслуговує обидва, не змушуючи вибирати на початку дня.

Каса: чек, знижка на позиції, відкладення продажу і повернення до нього, повернення товару
Пропозиція з терміном дії, а після згоди клієнта — замовлення з того самого списку
Фактура, видаткова накладна і коригування для фірм; накладна стає фактурою одним рухом
Замовлення клієнтів із резервуванням товару і видачею частинами
Розрахунки: хто скільки винен і скільки днів, з оплатами, сальдо і вимогою про сплату
Звіти за період: за товарами, за контрагентами, за днями і реєстр ПДВ

Склад

Залишок і його вартість рахуються постійно, а не раз на квартал.

Залишок стоїть поряд з історією, а не замість неї: кожен рух записується, а поточна кількість і вартість готові до читання. При десяти мільйонах рухів звіт про вартість складу рахується три мілісекунди замість одинадцяти секунд.

Прибуткування з ціною закупівлі та постачальником, видача, коригування
Нестачі: що опустилося нижче порогу і скільки до нього бракує
Вартість складу і ціна закупівлі, що переходить на картку товару
Інвентаризація: аркуш для друку, підрахунок і закриття коригуваннями
Сканування штрихкоду відкриває прибуткування з товаром уже в документі

Закупівлі

Друга половина картини: фактури від постачальників і зобов’язання.

Без закупівель немає ні справжньої ціни закупівлі, ні повного ПДВ. Фактура від постачальника прибуткує товар подією — складу навіть не треба знати, що закупівлі існують.

Фактури від постачальників із цінами нетто і прибуткуванням на склад
Коригування закупівлі з поверненням товару постачальнику
Замовлення постачальнику з постачанням частинами
Зобов’язання і оплати — скільки і кому ви винні
Придбання основних засобів, позначене так, як вимагає декларація

Бухгалтерія

JPK_V7 просто з програми або пакет CSV для бухгалтерії.

Два шляхи, бо клієнти діляться на дві групи: одні звітують самі, інші надсилають усе до бухгалтерської фірми. Програма підтримує обидва і не змушує вибирати раз і назавжди.

Декларація JPK_V7M і JPK_V7K з обліком, квартальним розрахунком і надлишком
Позначки GTU і TP та графи основних засобів, узяті з картотек
Зведення за період за ставками з реєстрів продажу і закупівлі
Пакет CSV для бухгалтерії: документи, реєстр ПДВ і позиції
Журнал надсилань, видимий на всіх касах — відомо, що вже пішло

KSeF

Фактура у структурі FA(3) і черга надсилань зі станами.

Національна система електронних фактур стає обов’язковою, тож фактура має вміти вийти в її форматі. Модуль складає FA(3) з документів продажу, стежить за чергою і запам’ятовує номер KSeF разом із підтвердженням.

Фактура у структурі FA(3) з графами за кодом ставки
Звільнений продаж із правовою підставою в примітках
Черга надсилань видна на всіх касах — відомо, що чекає і на якій
Номер KSeF і підтвердження збережені при документі
Налаштування сертифіката на окремому екрані

Автопарк

Терміни, заправки і витрата пального — без окремої таблиці.

Склад із двома самоскидами і краном-маніпулятором або стежить за техоглядами у календарі, або не стежить узагалі. Автопарк — окремий модуль, бо належить фірмі, а не оренді чи продажу.

Картотека автомобілів із термінами страхування і техогляду
Заправки з витратою пального, порахованою з одометра
Витрати, віднесені до автомобіля
Одометр, оновлюваний подією — зокрема з іншого модуля

Оренда

Обладнання на години і дні, з календарем і актом.

Віброплита, риштування, настільна пила — обладнання, орендоване на добу, це інший рід грошей, ніж продаж товару. Розрахунок усе одно виходить фактурою, бо оренда просить про неї модуль продажу.

Картотека обладнання з погодинним і добовим тарифом
Бронювання, які не можуть накластися одне на одне
Видача і повернення з актом для друку
Календар зайнятості — видно, що і коли вільне
Розрахунок фактурою через модуль продажу

Робочий час

Входи і виходи тією самою карткою, якою ви відкриваєте касу.

Облік робочого часу без окремого рідера біля дверей і без окремої підписки: картка, якою касир закриває робоче місце, відмічає і його день. Програма не вигадує годин — день без відміченого виходу залишається відкритим і чекає на виправлення, бо із цих чисел постає зарплата.

Вхід відмічається сам при вході до програми карткою
Табло «хто сьогодні на роботі» разом із тими, хто вже пішов
Перерва посеред дня — це другий відрізок, а не день, початий заново
Виправлення залишається з причиною і з годиною до нього
Зведення за місяць і пакет CSV для бухгалтерії

У кожному виданні, незалежно від модулів

Ці речі належать самій програмі. Картотеки потрібні і складу, і продажу; дві каси мусять домовитися навіть тоді, коли клієнт купив один модуль.

Картотеки товарів і контрагентів

Одна картка товару на всю програму: ціна нетто і брутто, одиниця, мінімальний залишок, штрихкод. Податковий номер контрагента перевіряється контрольною цифрою уже при введенні, бо помилка виходить аж при надсиланні до KSeF — через місяць після продажу.

Завантаження прайсу з Excel

Картотека на дві тисячі позицій заходить із файлу CSV, а не з рук. Спершу попередній перегляд — що програма зрозуміла і які рядки відпали — потім запис. Тим самим шляхом заходить список контрагентів і тим самим усе можна вивантажити.

Облікові записи і права

Кожен працює під своїм записом: касир — PIN-кодом, керівник — паролем. Права надають прямо або через групи, разом зі значеннями — максимальною знижкою чи лімітом коригування.

Резервні копії

Копія при старті, при закритті і на вимогу. Пакет, винесений на флешку, повертається навіть на новому комп’ютері: він везе ключ, загорнутий у код відновлення, тож після збою диска програма стає тією самою інсталяцією, що й була.

Обмін даними між касами

Дві каси в одному магазині знаходять одна одну в локальній мережі й обмінюються змінами у фоні. Філія поза мережею домовляється через наш ретранслятор. Кожна каса тримає всі дані, тож кожна працює далі, коли зв’язок зникне.

Обладнання робочого місця

Прилавкові й автомобільні ваги з драйверами, сканер, який ловиться на кожному екрані, ваговий талон із двох зважувань. Вага подає масу прямо в позицію чека, дисплей показує покупцеві ту саму ціну, яку бачить касир, а скринька відкривається при оплаті готівкою. Полкову етикетку з назвою, ціною і кодом роздрукуєте просто з картки товару.

Банківська виписка замість переписування

Файл MT940 з інтернет-банку заходить повністю: надходження від клієнтів програма зіставляє з рахунками, а ваші перекази — з рахунками постачальників. Нічого не проводиться саме — наперед позначені лише ті оплати, де клієнт написав номер рахунка, а нерозпізнану операцію програма не вгадує.

Що сьогодні потребує уваги

Головний екран збирає те, про що повідомляють модулі: прострочені рахунки, замовлення на сьогодні, товар нижче порога, поліс, що спливає наступного тижня, день працівника без відміченого виходу. Кожна така річ зазвичай лежить на іншому екрані й чекає, поки хтось туди зазирне. Справа зникає сама, коли зникне її причина — погасити її не можна, бо погашена і є тією, про яку забувають.

Безконтактна картка і блокування робочого місця

Одне прикладання картки замість логіна і PIN-коду, друге закриває екран, коли ви відходите від прилавка — і не виходить із системи, тож відкритий чек чекає на повернення. Картки кожен призначає собі сам, а втрачену вилучає одним кліком. Номера картки програма не зберігає: у базі лежить лише його відбиток.